Ga naar hoofdinhoud

Na de zomervakantie / feestdagen klopt het schema niet meer, hoe pas ik dit aan?

Als ploegen of medewerkers in de zomer en/of feestdagen tijdelijk een andere lengte van shifts werken kan het voorkomen dat het ritme in het Schedule daarna niet meer klopt.

Voorbeelden​

  1. Ploegen werken in een 14/14 schema en werken in de zomer eenmalig in een 21/21 zodat iedereen 3 weken op vakantie kan
  2. De kapiteins werken in een 14/14 schema en verdelen onderling de feestdagen door 7/7 te draaien zodat de ene kapitein tijdens Kerst en de andere kapitein tijdens Oud en Nieuw thuis is

In de bovenstaande voorbeelden komen de medewerkers in tegengestelde volgorde terug.

Er zijn daarnaast ook genoeg andere situaties waarom ploegen of individuele medewerkers onderling eens wisselen, korter of langer werken met als gevolg dat het rotatieschema niet meer klopt.

Het Schedule aanpassen​

Om het Schedule weer goed te maken zul je de lopende rotaties moeten stoppen en nieuwe rotaties maken in het nieuwe schema. Je kunt dit doen in het bestaande Schedule via Edit Schedule of door een nieuw Schedule te maken via Add Schedule.

Advies:

  • Als enkele medewerkers aangepast moeten worden: adviseren wij dit in het huidige Schedule aan te passen
  • Als de volledige ploegen aangepast moeten worden: adviseren wij het bestaande Schedule te stoppen en een nieuw Schedule te maken voor de nieuwe periode
Datums bij de hand houden

In dit soort situaties is het altijd handig om de datums bij de hand te hebben vanaf wanneer de nieuwe rotatieschema's moeten starten. Schrijf ze op of zet de planning in een ander tabblad open zodat je de datums bij de hand hebt.

Optie A: Aanpassen binnen huidig Schedule​

  1. Stop de rotatie(s) voor de medewerker(s) in kwestie (zie Hoe stop ik iemands rotatie?)
  2. Maak daarna een nieuwe rotatie aan voor medewerker startend vanaf de datum waarin het nieuwe ritme start (zie Add Schedule)
tip

Mogelijk is het handig om de nieuwe rotatie voor de medewerker in de andere ploeg neer te zetten omdat deze effectief daarmee gelijk loopt. Dan hou je ze visueel in de planning bij elkaar.

Optie B: Schedule sluiten en nieuw Schedule maken​

  1. Open het Schedule via Edit [naam van het schedule]
  2. Pas de Einddatum in de Rotaties aan naar de datum waarop de ploegen in het nieuwe schema dienen te lopen (in voorbeeld 1 is dat de dag dat de laatste shift van 21 dagen afgelopen is)
  3. Sla vervolgens het Schedule op door op Save Changes te drukken
  4. Maak een nieuw Schedule aan voor de ploeg vanaf de datum dat ze weer in het nieuwe schema zullen lopen (zie Add Schedule)