Schedule
Schedule wordt gebruikt om een rotatieschema te maken voor een schip. Hier kun je voor 1 of meerdere medewerkers terugkerende shifts plannen op een vast ritme. Voor een schip kun je meerdere schedules maken die zowel parallel als na elkaar kunnen lopen.
Schedules zijn het hart van Bargeplanner wat betreft het plannen, het meeste werk verloopt via een vast rotatieschema en wordt gepland via een schedule.
In een schedule krijgt iedere positie / medewerker een eigen rotatie, dat wil zeggen dat per positie / medewerker een eigen startdatum, einddatum en ritme van werk en verlof te kiezen is.
Structuur van een schedule
Een schedule heeft een naam Schedule Name, zo kun je snel herkennen welk schedule het is. Je kunt daarnaast optioneel aangeven welke Operating Type gehanteerd wordt voor het schema, vaart het schip in de A1, A2 of B vaart. De operating type tonen we in het planning overzicht bij het schip, zodat je snel ziet voor welke vaart het schip gepland is.
De Schedule Period geeft de buitenste grenzen van het schedule aan: de vroegste startdatum en de laatste einddatum van alle rotaties binnen het schedule. Deze periode wordt automatisch bijgehouden op basis van de rotaties — je hoeft deze niet zelf in te vullen.
Alle rotaties staan in één lijst. Per rotatie kun je een ploeg kiezen van A t/m H. Zo kun je bijvoorbeeld je A en B ploeg tegenover elkaar plannen, maar ook kapiteins, stuurmannen en matrozen die in hetzelfde ritme varen bij elkaar in dezelfde ploeg zetten — ze worden dan samen weergegeven in het planningoverzicht. Het toewijzen van een ploeg heeft geen gevolgen voor het rotatieschema zelf; het is uitsluitend bedoeld voor het groeperen van medewerkers in de planning.
De rotaties worden automatisch voor je gesorteerd zoals ze in de planning getoond worden, op volgorde van Crew, dan Rang en dan Medewerkers op alfabetische volgorde. Hierdoor zullen de rotaties soms verspringen om de volgorde aan te passen. Je kunt dit uitzetten door Auto Sort uit te zetten.
Add Schedule - Nieuw rotatieschema maken
Om een nieuw rotatieschema op een schip te maken ga je naar het menu van het schip in het planning overzicht en kies je Add Schedule.
Begin met de Structuur van een schedule hierboven, daarna kun je rotaties aanmaken.
De beste manier om naar een rotatieschema te kijken is dat het een middel is om shifts in een vast ritme voor je te maken in de planning, zodat je deze niet zelf allemaal met de hand hoeft te maken. De eerste datum in de Rotation Period bepaalt vanaf wanneer de shifts aangemaakt worden, en de laatste datum tot wanneer.
Rotatie aanmaken
Een rotatie kun je maken voor een medewerker in een rang, of als een vacature voor een rang (dan selecteer je geen medewerker). Een rotatie heeft een eigen startdatum en einddatum. De startdatum markeert de startdatum van de eerste shift die met dit rotatieschema gepland wordt. De einddatum markeert tot wanneer het rotatieschema, en dus de bijbehorende shifts gemaakt worden. Je kunt per rotatie afwijken, bijvoorbeeld omdat:
- De eerste shift van een medewerker in ploeg B begint na de eerste shift van een medewerker in ploeg A. Dan is de startdatum van een 1e Kapitein in ploeg B bijvoorbeeld 14 dagen na de startdatum van de 1e Kapitein in ploeg A (uitgaande van een 14/14 systeem).
- Het rotatieschema van de medewerker eerder stopt dan het schedule, omdat de medewerker uit dienst gaat (zie ook Wat moet ik doen als een medewerker uit dienst gaat?), overgeplaatst wordt naar een ander schip (zie ook Een medewerker wisselt van schip, hoe voer ik dat door?), of op een ander rotatieschema overgaat en hier een nieuwe rotatie voor gemaakt wordt (zie ook Waarom kan ik alleen de einddatum van een rotatie aanpassen in Edit Schedule?).
Er worden alleen volledige shifts gemaakt in een rotatieschema. Als aan het einde van het rotatieschema niet een volledige shift gemaakt kan worden, zal deze shift niet aangemaakt worden. Dit voorkomt dat je denkt een volledige shift gepland te hebben maar dat deze korter dan gepland is.
Days On / Off
De Days On / Off bepalen het systeem waarin de shifts aangemaakt worden, dus hoeveel dagen de shifts lang zijn en hoeveel dagen er tussen de shifts zitten. Dit kan bijv. 14/14 dagen, maar ook 5/2 dagen (doordeweeks aan boord en weekend vrij) zijn.
Bij ½ Days kun je aangeven of de opstap (first day) en afstap (last day) dagen een halve werkdag zijn of niet, dit doe je door op de blokjes te klikken. Als de blokjes schuine kanten hebben zijn de eerste en laatste dag halve dagen, als je 3 vierkante blokjes ziet dan zijn de eerste en laatste dag hele dagen. De blokjes zijn gevisualiseerd zoals het getoond wordt in de planning.
Rotaties beheren
In Add Schedule kun je een rotatie verwijderen en een nieuwe maken, of een bestaande rotatie dupliceren. Dupliceren is handig als meerdere medewerkers hetzelfde systeem en dezelfde datums hebben — zo bouw je je ploegen snel op zonder alles opnieuw in te voeren. Door op de + Add Rotation te drukken voeg je een nieuwe lege rotatie toe.
Als je een nieuw schedule maakt, druk op Check for Conflicts om te zien of alle shifts die gemaakt zullen worden geen conflicten zullen geven. Hier zie je ook direct voor welke dagen de shifts gemaakt worden zodat je kunt controleren of deze datums kloppen met wat je verwacht.
Vacature inplannen
Als je een rotatieschema maakt voor een vacature, dus zonder een geselecteerde medewerker, dan worden er OPEN shifts gemaakt voor deze rang op het schip voor het opgegeven rotatieschema. Deze shifts kun je dan afzonderlijk koppelen aan interne of externe medewerkers (aflossers) als je deze shifts invult. Zo hou je grip op je vacature in de planning en kun je makkelijk en snel je gevonden oplossing doorvoeren in de planning.
Edit Schedule - Een rotatieschema aanpassen
Om een rotatieschema aan te passen voor een schip, en daarbij voor één of meerdere medewerkers hun rotatie aan te passen, ga je in het menu naar Edit [naam van het schedule]. Je kunt hier op 3 manieren komen:
- In het menu van het schip
- In het menu van een medewerker op het schip (als deze een rotatie in het schedule heeft)
- Door op een shift in het schedule te drukken (te herkennen aan de donkere lijn boven in de shift)
Zijn er meerdere schedules tegelijk actief? Dan zie je de optie Edit Schedules in het menu, door daar op te klikken opent een submenu waar je het gewenste schedule kunt selecteren.
In Edit Schedule zie je direct welke wijzigingen je hebt aangebracht voordat je opslaat. Naast de einddatum van een rotatie staat de knop , waarmee je de rotatie slim kunt verlengen of verkorten op basis van de bestaande shifts.
Alle aanpassingen die je aan een schedule doet worden pas doorgevoerd als je op Save Changes drukt.
Rotatie(s) aanpassen
Bij rotaties zijn standaard alle velden vastgezet met uitzondering van de Crew en de einddatum van Rotation Period. Je kunt hierdoor medewerkers eenvoudig tussen de ploegen wisselen en de rotatie verlengen of verkorten (verkorten kan tot maximaal vandaag).
De overige velden zijn niet direct aanpasbaar omdat ze de aard van de rotatie aanpassen en als zodanig de structuur veranderen. Deze velden kunnen aangepast worden door de rotatie te Unlocken. Dit kun je per rotatie doen door op het -icoon te drukken bij de rotatie of voor alle rotaties door op de rode knop Unlock All te drukken. Zie het kopje hieronder Rotatie unlocken voor meer uitleg hierover.
Een unlocked rotatie wordt volledig opnieuw opgebouwd. Alle shifts en exceptions worden verwijderd en opnieuw gepland, inclusief die uit het verleden. Aanpassingen die je eerder voor deze rotatie hebt gedaan gaan verloren.
Rotatie verlengen, verkorten of sluiten
Verlengen, verkorten en sluiten doe je allemaal via de einddatum van de rotatie. Bargeplanner past de shifts automatisch aan op basis van de nieuwe datum die je invult. Let daarbij op: het schedule plant altijd alleen volledige shifts. Shifts die buiten de nieuwe einddatum vallen worden verwijderd, en shifts die de nieuwe einddatum doorkruisen worden eveneens verwijderd omdat er geen gedeeltelijke shifts worden aangemaakt.
Naast het handmatig aanpassen van de einddatum kun je voor verlengen en verkorten ook gebruik maken van Advanced rotation adjustments via het -icoontje naast de einddatum.
Verlengen — Vul een nieuwe einddatum verder in de toekomst in. Het schedule maakt automatisch de extra shifts voor je aan op basis van het bestaande ritme. Via Advanced rotation adjustments kun je kiezen voor Extend rotation by adding shifts: kies het aantal shifts dat je wilt toevoegen en de nieuwe einddatum wordt automatisch berekend en ingevuld.
Verkorten — Vul een eerdere einddatum in. Shifts die na de nieuwe einddatum vallen worden automatisch verwijderd. Via Advanced rotation adjustments kun je kiezen voor Shorten rotation by selecting last shift: selecteer de shift waarna de rotatie moet stoppen en de bijbehorende einddatum wordt automatisch voor je ingevuld.
Sluiten — Een rotatie sluit je door de einddatum aan te passen naar de datum waarop de rotatie moet eindigen, bijvoorbeeld omdat een medewerker uit dienst gaat, van schip wisselt, of in een ander ritme overgaat. Zodra de einddatum in het verleden ligt wordt de rotatie volledig gesloten. Gesloten rotaties worden standaard verborgen in het overzicht — je kunt ze terugzien door Hide Inactive (x) uit te zetten, waarbij x het aantal verborgen gesloten rotaties is. De gesloten rotaties worden dan weer getoond in de ploegen waar ze in zaten. Je herkent een gesloten rotatie doordat alle velden vergrendeld zijn en het verborgen-icoon naast de rotation period zichtbaar is.
In Veelgestelde Vragen > Rotatieschemas behandelen we de meest voorkomende situaties waarin je een rotatie zou willen aanpassen, en hoe je dit het beste kunt doen.
Rotatie unlocken
Heb je een fout gemaakt in een rotatie en wil je deze herstellen zonder het hele schedule te verwijderen en opnieuw op te bouwen? Dan kun je de rotatie "unlocken". Hiermee wordt de rotatie volledig vrijgegeven zodat alle velden opnieuw bewerkbaar zijn.
Een unlocked rotatie wordt volledig opnieuw opgebouwd. Alle shifts en exceptions worden verwijderd en opnieuw gepland, inclusief die uit het verleden. Aanpassingen die je eerder voor deze rotatie hebt gedaan gaan verloren.
Schedule verwijderen
Mocht je een schedule en alle bijbehorende shifts willen verwijderen, dan kun je dit doen door op de knop Delete Schedule te drukken. Je wordt vervolgens gevraagd om delete schedule te typen, dit is om zeker te weten dat je deze actie niet per ongeluk uitvoert.
Alle shifts gekoppeld aan dit schedule worden verwijderd, ook de shifts uit het verleden. Mocht je dit niet willen? Sluit dan alle rotaties in het schedule, dan blijven alle shifts in het verleden behouden.
Normaliter wordt het verwijderen van een schedule alleen gebruikt als je een nieuw schedule gemaakt hebt en daarin een fout hebt gemaakt. Dan kun je eenvoudig het schedule weer verwijderen en opnieuw beginnen.