Ga naar hoofdinhoud

Medewerker toevoegen

Een nieuwe medewerker toevoegen aan Bargeplanner gaat snel en eenvoudig. Je hoeft alleen de belangrijkste gegevens in te vullen – de rest kun je later altijd nog aanvullen.

Nieuw medewerker formulier​

Klik op de knop rechtsboven in het Employees overzicht.

Verplichte velden​

Bij het toevoegen van een nieuwe medewerker zijn deze velden verplicht:

  • First Name – Voornaam van de medewerker
  • Last Name – Achternaam van de medewerker
  • Rank – De functierang, zoals Kapitein, Stuurman, Matroos, etc.

Alle andere informatie kun je later nog toevoegen via het medewerker profiel.

Extra gegevens​

Het is aan te raden om bij het aanmaken ook alvast deze gegevens in te vullen:

Persoonlijke gegevens​

  • Email – E-mailadres voor communicatie en eventueel portaltoegang
  • Phone – Telefoonnummer (mobiel en/of vast)
  • Date of Birth – Geboortedatum (wordt gebruikt voor verjaardagen in het Dashboard)
  • Nationality – Nationaliteit
  • Address – Woonadres

Contractgegevens​

  • Contract Type – Internal (vast), Freelance (zzp) of Agency (uitzendkracht)
  • Contract Start Date – Wanneer het contract ingaat
  • Contract End Date – Einddatum (optioneel, voor tijdelijke contracten)
  • Rate – Tarief of salarisinformatie
  • Legal Entity – De BV waar de medewerker onder valt

Overige gegevens​

  • Emergency Contact – Contactpersoon voor noodgevallen
  • Notes – Eerste notities over de medewerker

Stap voor stap​

Stap 1: Open het formulier​

Klik op in het Employees overzicht.

Stap 2: Vul de verplichte velden in​

Vul minimaal de voornaam, achternaam en rang in.

Snel invullen

Gebruik de tab-toets om snel van het ene veld naar het andere te springen.

Stap 3: Vul extra gegevens in​

Voeg zoveel mogelijk aanvullende informatie toe. Hoe completer het profiel, hoe beter je de medewerker kunt plannen en opvolgen:

  • Contactgegevens zijn belangrijk voor communicatie
  • Contractgegevens zijn nodig voor planning en rapportage
  • Geboortedatum zorgt ervoor dat verjaardagen op het Dashboard verschijnen

Stap 4: Opslaan​

Klik op om de medewerker aan te maken.

Na het aanmaken​

Zodra de medewerker is aangemaakt, kun je het profiel verder vervolledigen:

1. Documenten toevoegen​

Voeg de belangrijkste certificaten en papieren toe, zoals vaarbevoegdheid, monsterboekje en medische keuring. Zie Documenten beheren.

Verplichte documenten

Sommige documenten zijn verplicht voor bepaalde rangen. Check de Settings > Verplichte documenten per rang om te zien welke documenten nodig zijn voor de gekozen rang.

2. Profiel aanvullen​

Vul het profiel verder aan met:

  • Adresgegevens
  • Noodcontact
  • Voorkeuren en bijzonderheden (via notities)

3. Planning starten​

De medewerker is nu klaar om ingepland te worden:

  • Plan een eerste shift via Shifts
  • Voeg de medewerker toe aan een Schedule
  • Maak events aan voor inwerktijd of training

Meerdere medewerkers tegelijk importeren​

Wil je veel medewerkers tegelijk toevoegen? Neem contact op met support voor de mogelijkheden van bulk import via Excel of CSV.

Veelgemaakte fouten​

Hier moet je op letten
  1. Verkeerde rang gekozen – De rang bepaalt welke documenten verplicht zijn, dus check dit goed
  2. Geen e-mail ingevuld – E-mail is nodig voor notificaties en portaltoegang
  3. Documenten vergeten – Voeg direct na het aanmaken de belangrijkste certificaten toe
  4. Legal entity vergeten – Selecteer de juiste BV, dit is belangrijk voor rapportage

Goede gewoontes​

Maak profielen zo compleet mogelijk​

Voeg meteen zoveel mogelijk informatie toe bij het aanmaken. Minimaal contactgegevens en contracttype, en upload de belangrijkste documenten binnen een dag.

Gebruik een vaste schrijfwijze voor namen​

  • Voornaam: Altijd volledig, niet afgekort (dus "Jan", niet "J.")
  • Achternaam: Inclusief tussenvoegsels (dus "van der Berg", niet "Berg")

Begin niet meteen met plannen​

Wacht met het inplannen van shifts totdat:

  • De contractgegevens compleet zijn
  • Alle verplichte documenten zijn toegevoegd en goedgekeurd
  • Je eventuele roostervoorkeuren hebt besproken met de medewerker