Ga naar hoofdinhoud

Medewerker deactiveren

Als een medewerker uit dienst gaat of voor langere tijd niet beschikbaar is, kun je het profiel inactief maken in Bargeplanner. De medewerker verdwijnt dan uit de actieve planning, maar alle gegevens en historie blijven bewaard.

Wanneer deactiveren?​

Deactiveren is de juiste keuze in deze situaties:

Uit dienst

De medewerker vertrekt definitief – pensioen, andere baan, of einde contract

Langdurig afwezig

Langdurige afwezigheid van meer dan 6 maanden, zoals sabbatical of ouderschapsverlof

Niet meer inzetbaar

De medewerker is voor langere tijd niet beschikbaar en je wilt het profiel opschonen

Tijdelijk niet beschikbaar? Gebruik dan een Event

Is de medewerker maar tijdelijk afwezig, bijvoorbeeld door ziekte of een korte sabbatical (minder dan 6 maanden)? Maak dan liever een Event aan in plaats van te deactiveren. De medewerker blijft dan zichtbaar in het systeem en je kunt meteen zien wanneer diegene weer beschikbaar is.

Wat gebeurt er bij deactiveren?​

Het is belangrijk om te weten wat er precies verandert als je een medewerker deactiveert:

Wordt verwijderd​

  • Alle shifts na de huidige datum
  • Alle events na de huidige datum
  • Alle schedule-rotaties worden afgesloten
  • De medewerker verdwijnt uit de toekomstige planning

Blijft bewaard​

  • Het volledige medewerker profiel met alle informatie
  • Alle documenten en uploads
  • De planning uit het verleden (voor je historie en rapportage)
  • De werkervaring (Experience)
  • Alle notities en opmerkingen

Wordt verplaatst​

  • De medewerker verschijnt voortaan in het Inactive tabblad
  • Het profiel is niet meer zichtbaar in de standaard overzichten
  • Je kunt het altijd terugvinden via het Inactive tabblad
Dit kun je niet ongedaan maken

Het deactiveren van een medewerker is definitief. Je kunt het profiel achteraf niet opnieuw activeren. Als de medewerker later terugkomt, moet je een nieuw profiel aanmaken.

Zo deactiveer je een medewerker​

Stap 1: Open het profiel​

Ga naar Employees en klik op de medewerker die je wilt deactiveren.

Stap 2: Klik op Deactivate​

Aan de rechterkant bij de acties vind je de knop:

Stap 3: Typ "deactivate" ter bevestiging​

Er verschijnt een bevestigingsvenster. Typ het woord "deactivate" in het tekstveld. Deze extra stap voorkomt dat je per ongeluk een medewerker deactiveert.

Stap 4: Bevestig​

Klik op Confirm om door te gaan, of Cancel om te annuleren.

Bevestiging vereist

Omdat deactiveren gevolgen heeft voor alle toekomstige shifts en events, vraagt Bargeplanner je om het woord "deactivate" over te typen. Zo weet je zeker dat je deze actie bewust uitvoert.

Voorbereiden: een nette afsluiting​

Voordat je een medewerker deactiveert, is het slim om een paar dingen af te handelen. Zo houd je je planning schoon en mis je niets.

1. Sluit schedule-rotaties af​

Zit de medewerker in een schedule? Sluit de rotatie dan eerst netjes af:

  1. Ga naar het schedule (via Edit Schedule)
  2. Sluit de rotatie van de medewerker:
    • Klik op het rode slotje om automatisch af te sluiten
    • Of pas de einddatum van de rotatie handmatig aan
  3. Gebruik Check for Conflicts om te controleren of alles klopt
  4. Klik op Save Changes

Zie ook: FAQ: Hoe stop ik iemands rotatie?

2. Controleer de toekomstige planning​

Kijk of er nog losse shifts of events in de toekomst staan:

  1. Open de Medewerkerplanning
  2. Zet de tijdsbalk op een lange periode (16 of 32 weken)
  3. Bekijk of er nog shifts of events gepland staan
  4. Verwijder of herplan deze waar nodig

3. Voeg een afsluitende notitie toe​

Voeg een korte notitie toe zodat je later nog weet wat er is afgesproken:

Voorbeeld notitie:

"Uit dienst per 31-12-2025. Pensioen. Laatste werkdag 20-12-2025. Contact: [email protected] voor vragen."

4. Controleer de documenten​

Voordat je deactiveert, check even of:

  • Alle documenten up-to-date zijn in het systeem
  • Scans en uploads compleet zijn
  • Eventuele originele papieren zijn teruggegeven aan de medewerker

5. Exporteer de rapportage​

Exporteer de planning- en werkhistorie via Reports als je die wilt bewaren:

  • Positielijst met alle shifts
  • Data-export met alle werkdagen
  • Eventueel een contractoverzicht

Na het deactiveren​

Inactieve medewerkers terugvinden​

Gedeactiveerde medewerkers vind je terug via het Inactive tabblad in het Employees overzicht. Je kunt het profiel nog steeds openen, maar alleen om te bekijken – je kunt niets meer aanpassen.

Historische gegevens bekijken​

Alle gegevens uit het verleden blijven beschikbaar:

  • Experience – Alle schepen waar de medewerker heeft gewerkt
  • Oude planning – Via het planningoverzicht (verleden)
  • Reports – In de export-rapporten
  • Documents – Alle uploads blijven bewaard

Opnieuw activeren​

Er is geen "opnieuw activeren" knop

Als een gedeactiveerde medewerker terugkomt, moet je een nieuw profiel aanmaken:

  1. Maak een nieuwe medewerker aan via Medewerker toevoegen
  2. Voer alle gegevens opnieuw in
  3. Upload de documenten opnieuw
  4. Start een nieuwe planning

Veelvoorkomende situaties​

Pensioen​

Een medewerker gaat met pensioen op 31-12-2025:

  1. 1 maand van tevoren: Sluit de rotaties af per 31-12-2025
  2. Planning checken: Zorg dat de laatste shift eindigt op de juiste datum
  3. Notitie toevoegen: "Pensioen per 01-01-2026"
  4. Deactiveren: Op 01-01-2026 het profiel deactiveren
  5. Exporteren: Sla de planninghistorie op voor je administratie

Direct uit dienst​

Een medewerker stopt per direct:

  1. Meteen: Sluit alle actieve rotaties af
  2. Herplannen: Regel vervanging voor openstaande shifts
  3. Opruimen: Verwijder alle toekomstige events
  4. Notitie toevoegen: "Uit dienst per [datum]. Reden: [kort]"
  5. Deactiveren: Deactiveer het profiel direct

Sabbatical (6+ maanden)​

Een medewerker neemt een langere sabbatical:

Optie A – Event aanmaken (aanbevolen):

  1. Maak een Event "Sabbatical" aan voor de hele periode
  2. De medewerker blijft zichtbaar maar staat als niet-beschikbaar
  3. Na terugkeer is diegene direct weer inplanbaar

Optie B – Deactiveren:

  1. Deactiveer het profiel
  2. Bij terugkeer: maak een nieuw profiel aan
  3. Nadeel: de link met de oude planning is dan verbroken
Vuistregel

Voor afwezigheid korter dan 12 maanden is een Event bijna altijd de betere keuze. Je houdt dan alle gegevens en planninghistorie bij elkaar.

Checklist​

Gebruik deze checklist als geheugensteuntje bij het deactiveren:

  • Schedule-rotaties afgesloten
  • Toekomstige shifts gecontroleerd en verwijderd of herplant
  • Toekomstige events verwijderd
  • Afsluitende notitie toegevoegd
  • Documenten up-to-date in het systeem
  • Planninghistorie geëxporteerd (als dat nodig is)
  • Reden van deactiveren vastgelegd
  • "deactivate" getypt ter bevestiging
  • Deactivate uitgevoerd
  • Gecontroleerd dat de medewerker in het Inactive tabblad staat