Documenten beheren
In het Documents tabblad van het medewerker profiel beheer je alle certificaten, diploma's en andere papieren. Hier zie je in één oogopslag of alles op orde is, en kun je documenten toevoegen, bewerken of verwijderen.
Documentstatussen
Elk document heeft een status die je aan de kleur herkent. Zo zie je meteen waar actie nodig is:
Medewerkers met verlopen of ontbrekende documenten kunnen mogelijk niet ingepland worden. Houd de documentstatus goed in de gaten via het overzicht en het Dashboard > Expiring Documents widget.
Verplichte documenten
Sommige documenten zijn verplicht voor bepaalde rangen. Een Kapitein heeft bijvoorbeeld andere verplichte papieren nodig dan een Matroos. Welke documenten verplicht zijn stel je in via Settings > Verplichte documenten per rang.
Als een verplicht document ontbreekt, niet compleet is ingevuld, of verlopen is, krijgt het automatisch een rode status:
Verplicht document ontbreekt – je moet het nog toevoegen
Document is niet volledig – niet alle verplichte velden zijn ingevuld
Document is verlopen – regel zo snel mogelijk een vernieuwing
Document toevoegen
Stap 1: Open het Documents tabblad
- Open het medewerker profiel
- Klik op het Documents tabblad
- Zoek het documenttype dat je wilt toevoegen
Stap 2: Klik op toevoegen
Klik op bij het betreffende documenttype.
Stap 3: Vul de gegevens in
Vul de volgende informatie in:
| Veld | Wat vul je in | Voorbeeld |
|---|---|---|
Document Type | Het type document (wordt automatisch ingevuld) | Monsterboekje |
Document Number | Het unieke nummer op het document | MB123456789 |
Issue Date | De datum waarop het document is afgegeven | 01-01-2024 |
Valid Until | De datum waarop het document verloopt | 01-01-2029 |
Upload | Een scan of foto van het document | PDF, JPG of PNG |
Dit verschilt per documenttype. In de Settings > Documenttypes kun je per type instellen welke velden ingevuld moeten worden. Standaard zijn alle velden verplicht.
Stap 4: Upload het bestand
Upload een scan of foto van het document:
- Toegestane formaten: PDF, JPG, PNG
- Maximum bestandsgrootte: 10 MB
- Aanbevolen: PDF voor de beste kwaliteit
Zorg dat je scan of foto goed leesbaar is:
- Alle tekst moet scherp en leesbaar zijn
- Het volledige document moet zichtbaar zijn
- Goede belichting, zonder schaduwen
- Recht gefotografeerd, niet scheef
Stap 5: Opslaan
Klik op om het document op te slaan. De status wordt automatisch berekend op basis van de vervaldatum.
Veelvoorkomende documenttypes
In de binnenvaart werk je met verschillende soorten documenten. Dit zijn de meest voorkomende in Bargeplanner:
Monsterboekje
Verplicht voor alle varend personeel
Vaarbevoegdheid
Certificaat voor specifieke vaargebieden
ADN Certificaat
Vereist voor het vervoer van gevaarlijke stoffen
Medische keuring
Verplichte gezondheidscertificering
Paspoort / ID
Geldig identiteitsbewijs
Trainingcertificaten
Diverse opleidingen en cursussen
Welke documenttypes beschikbaar zijn kun je beheren in de Settings > Documenttypes.
Document bewerken
Moet je iets aanpassen aan een bestaand document? Dat doe je zo:
- Open het Documents tabblad van de medewerker
- Klik op het Edit icoon bij het document
- Pas de gewenste gegevens aan
- Klik op Save om op te slaan
Als je een vernieuwd document hebt ontvangen, vergeet dan niet om naast de datums ook de upload te vervangen door een scan van het nieuwe document.
Document verwijderen
Wil je een document verwijderen? Klik op het Delete icoon bij het document en bevestig de verwijdering.
Een verwijderd document kun je niet meer terughalen. Het bestand (de upload) wordt ook definitief verwijderd. Weet je zeker dat je het document wilt verwijderen? Overweeg of het niet beter is om het te bewaren voor je administratie.
Waarschuwingsperiode
Standaard krijgen documenten die binnen 90 dagen verlopen een oranje Expiring waarschuwing. Je kunt deze periode per documenttype aanpassen in de Settings.
Handige richtlijnen voor waarschuwingsperiodes:
- Medische keuring: 90 dagen – genoeg tijd om een nieuwe keuring in te plannen
- Paspoort: 180 dagen – een aanvraag kan lang duren
- Vaarbevoegdheid: 60 dagen – verlenging gaat meestal snel
- ADN certificaat: 90 dagen – je hebt tijd nodig voor cursus en examen
Documenten in de gaten houden
Dashboard widget
Het Dashboard > Expiring Documents widget geeft je een handig overzicht van alle documenten die aandacht nodig hebben, gesorteerd op vervaldatum:
- Expired – Verlopen documenten staan bovenaan (actie vereist)
- Expiring – Documenten die binnenkort verlopen (actie plannen)
- Healthy – Alles in orde, geldig voor meer dan 90 dagen
Meldingen
Stel meldingen in via Settings > Persoonlijk om automatisch een waarschuwing te krijgen als documenten bijna verlopen. Zo hoef je er niet zelf aan te denken.
Goede gewoontes
Regelmatig controleren
- Check wekelijks het Expiring Documents widget op het Dashboard
- Plan vernieuwingen ruim van tevoren in, zodat je niet voor verrassingen komt te staan
- Houd rekening met wachttijden voor nieuwe documenten (sommige aanvragen duren weken)
Bestanden goed benoemen
Gebruik een vaste naamgeving voor je uploads, zodat je ze makkelijk terugvindt:
[Achternaam]_[DocumentType]_[Jaar].pdf- Voorbeeld:
Jansen_Monsterboekje_2024.pdf
Goede scankwaliteit
- Scan in kleur voor officiële documenten
- Minimaal 300 DPI resolutie
- Gebruik bij voorkeur PDF – dat geeft de beste kwaliteit bij de kleinste bestandsgrootte
Vooruit plannen
- Vraag vernieuwingen aan ruim voor de vervaldatum, bij voorkeur 6 maanden van tevoren
- Plan medische keuringen op vaste momenten (bijvoorbeeld elk jaar in dezelfde maand)
- Houd cursus- en examendatums bij voor certificaten die je moet verlengen
Alles op orde houden
- Controleer bij nieuwe medewerkers meteen welke documenten verplicht zijn
- Check de documenten voordat je iemand inplant op een schip
- Werk documenten direct bij in het systeem zodra je een vernieuwing hebt ontvangen